Исправления в трудовой книжке

Исправления в трудовой книжке: трудовые книжки без ошибок

  • 2 августа 2018
  • 14517

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении — далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться — читайте в статье.

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек. Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г., заполнять — согласно Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г. Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

  • Какие хитрости применяют опытные кадровики в работе с трудовыми книжками
    Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки
  • Как исправить пять популярных ошибок в трудовой книжке
    Чем поможет: внести в документ недостающие данные и печати, перенести записи в нужный раздел и снизить риски работника при оформлении пенсии
  • Как заполнить трудовую книжку без единой ошибки
    Чем поможет: избежать недочетов и ошибок, наиболее часто допускаемых кадровиками в процессе заполнения трудовых книжек и выдачи дубликатов

Трудовая книжка: выдача и оформление

Работник получает трудовую книжку при первом же официальном трудоустройстве. Задача работодателя на данном этапе — корректно заполнить титульный лист, исходя из паспортных данных сотрудника, и внести отметку о приеме на работу. Титульный лист содержит:

  • фамилию, имя, отчество и дату рождения работника;
  • сведения об образовании, квалификации, полученной профессии;
  • дату заполнения документа и подпись его владельца;
  • подпись кадровика и .

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе и других кадровых процедурах вносятся в раздел «Сведения о работе». Каждый разворот бланка поделен на четыре графы для разных типов данных:

  • графа 1 — для порядкового номера;
  • графа 2 — для даты;
  • графа 3 — для записи о событии;
  • графа 4 — для реквизитов документа-основания (приказа, распоряжения).

Ошибочной считается любая формулировка, содержащая некорректную информацию: неправильную дату, не соответствующее штатному расписанию наименование должности работника или название организации. Если запись отражает кадровое решение, впоследствии признанное недействительным — не обойтись без исправления в трудовой книжке: трудовые книжки сотрудников, восстановленных на работе после незаконного увольнения, подвергаются этой процедуре в обязательном порядке. В последний раздел («Сведения о награждении») вносится информация о полученных сотрудником наградах, поощрениях и почетных званиях.

Чтобы в дальнейшем у владельца книжки не возникло проблем с назначением пенсии, заполняйте документ внимательно: всегда указывайте дату, не путайте разделы, используйте каждую графу строго по назначению. Держите под рукой наш спецвыпуск с готовыми формулировками и используйте их в спорных случаях. Обнаружив ошибку, постарайтесь как можно скорее исправить запись в трудовой книжке: образец поможет сделать это правильно. По просьбе работника можно вносить исправления даже в записи, сделанные предыдущими работодателями. Ситуацию комментирует эксперт «Системы Кадры»:

Вопрос из практики

Кто должен исправить в трудовой книжке сотрудника неверную запись о работе или награждении?

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами. Первый — сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ…

Из ответа «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Исправление в трудовой книжке на титульной странице

Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно — в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и взяла фамилию мужа. В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. Аналогичным образом действуйте, если работник меняет имя или отчество.

Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта — выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

Практическая ситуация

Обнаружили ошибку в фамилии работника в трудовой книжке. На титульном листе написано «Сафронов», а нужно «Софронов». Трудовая книжка ведется уже…

Отвечает Алена Шевченко,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации — вносите новые данные на основании диплома или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя в договоре отдел указан;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой — реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но название должностной позиции меняется:

По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись — одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке (образец доступен для скачивания).

Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «Как оформить восстановление на работе по решению суда?». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда увольняете сотрудника «по статье» или другому потенциально конфликтному основанию.

Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, трудоустройстве и любой другой кадровой процедуре):

Затем перенесите запись в соответствующий раздел, поставив текущую дату. Если в «Сведениях о работе» нет свободного места, заведите вкладыш. Для чего он нужен и как с ним работать, читайте в материалах «Системы Кадры». Больше полезных советов — в специализированном издании для кадровиков:

Все тонкости работы с трудовым книжками: правила заполнения, оформление дубликатов, изменения и исправления, порядок действий в сложных случаях

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника…

Исправление: исправления в трудовой книжке

Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о переименовании должности, компании или отдела. Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе — укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки — например, пропущенные буквы или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут безупречно оформить любую запись.

Рекомендации по теме

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *